La importancia de destruir correctamente los documentos
Es este artículo vamos a intentar aclarar la importancia de cumplir con la ley al destruir correctamente documentos confidenciales, especialmente en el ámbito empresarial.
Pero, ¿qué consecuencias puede tener no hacerlo?
Las empresas están obligadas a conservar ciertos datos durante un periodo específico. Una vez finalizado este plazo, deben proceder a la destrucción segura de la información. Esto se debe a dos razones principales:
- Para eliminar información sensible (proveedores, números de cuenta, operaciones financieras, etc.).
- Porque la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) exige la destrucción de documentos confidenciales, siguiendo los estándares legales. No cumplir con esta normativa puede resultar en sanciones económicas.
Destrucción de documentos
¿Qué documentos confidenciales deben ser destruidos?
- Datos fiscales y números de cuenta de empresas o clientes.
- Listados de clientes, proveedores y empleados con números de teléfono, direcciones y datos económicos.
- Documentos de desplazamiento (billetes de avión o tren).
- Operaciones financieras y comerciales (declaraciones de la renta, datos bancarios).
Para realizar este proceso de manera adecuada, lo más recomendable es contratar a una empresa especializada como Natura Activa.
Con la implementación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se unificaron los sistemas nacionales. Este reglamento, que entró en vigor el 24 de mayo de 2016 y se aplica desde el 25 de mayo de 2018, creó el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), un organismo independiente encargado de asegurar la aplicación coherente de las normas de protección de datos en toda la UE.
¿Qué sanciones contempla el RGPD?
El RGPD establece sanciones por incumplimiento que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de los ingresos anuales de una empresa.
El sistema de penalizaciones se divide en varios niveles. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la nueva LOPD de 2019 regulan estas sanciones. Las razones para una sanción pueden incluir no mantener los registros actualizados o no notificar una brecha de seguridad a la autoridad supervisora y a los afectados.
La nueva LOPD clasifica las infracciones de la siguiente manera:
- Muy graves: Uso de datos para fines no declarados, no informar al afectado, exigir un pago para acceder a los datos o transferir datos fuera del país sin garantías adecuadas.
- Graves: Recabar datos de menores sin consentimiento, no adoptar medidas técnicas y organizativas necesarias para la protección de datos o no nombrar un Delegado de Protección de Datos.
- Leves: Todas las demás infracciones.
En resumen, las empresas generan una gran cantidad de documentación confidencial que debe ser procesada y destruida adecuadamente. Lo más sensato es contratar a una empresa especializada en destrucción confidencial para evitar riesgos innecesarios y sanciones. Y si has llegado hasta aquí, es esta web encontrarás las distintas formas de ponerte en contacto con nosotros para que nos hagamos cargo de la destrucción de tus documentos.
